Mis Sa arvad, kas saad täna kõik to-do listis olevad ülesanded tehtud? Kui jah, siis võid päeva lõpus enda üle väga uhke olla, sest oled suutnud teha midagi, mida enamik meist ei suuda.
Produktiivsust edendava tarkvara IdoneThis keskkonnas mõõdeti to-do listide efektiivsust ning leiti, et 41% to-do listi ülesannetest jäid tegemata. Pessimistlik statistika ei tähenda aga seda, et peaksime to-do listide kirjutamise lõpetama. Tuleb vaid targalt planeerida. Siin on Sulle 8 kasulikku soovitust, et to-do listist maksimum võtta ja rohkem tehtud saada. Võta ette oma homne päev ja proovi juba praegu lugemise kõrvalt neid nippe ka rakendada!
Ole endaga aus – kui palju Sa päriselt päeva jooksul teha jõuad?
8-tunnise tööpäeva puhul ei ole realistlik 8 tundi järjest intensiivselt keskenduda ja kvaliteetset tööd teha. Kui paned kirja liiga palju tegevusi ning jõuad neist ära teha vaevu pooled, tekitavad täitmata ülesanded pettumust. Planeeri realistlikumalt: arvesta iga tegevuse umbkaudne ajakulu ning lisa 10-15 minutit puhveraega, et toime tulla ootamatustega, näiteks arvuti kokkujooksmise või kiireloomulisele e-kirjale vastamisega. Arvesta sisse ka hingetõmbepausid. Pomodoro tehnikat kasutades saad täpselt mõõta, kui palju suudad päevas tööle keskenduda. Loe päeva lõpus üle mitu 25-minutilist töösessiooni ära tegid ja ära üle selle aja tegevusi ühte päeva planeeri.
Muuda tegevuste järjekorda
Millest peaks hommikul alustama? Kas kõige lihtsamast või vastupidi, kõige keerulisemast ja vastumeelsemast? Keerulise ülesandega alustamise poolt räägib argument, et nii saab vältida prokrastineerimist: kui kõige ebameeldivam ülesanne juba tehtud on, tunduvad kõik edaspidised ülesanded meeldivad. Samas võtavad keerulised ülesanded palju aega ja tekitavad rohkem frustratsiooni. Negatiivse emotsiooni pealt on aga väga raske ennast motiveerida edasi töötama. Lihtsatest ülesannetest alustamise poolt räägivad uuringud, mille järgi on ülesannete ’tehtuks’ märkimine psühholoogiliselt rahuldustpakkuv. Hommikul esimese asjana paar linnukest kirja pannes saame eduelamuse, mis annab energiat ja motivatsiooni, et võtta käsile suuremaid ja ebameeldivamaid tegevusi.
Oluline on ka tunda enda eripärasid. Millal oled kõige värskem? Kas vara hommikul? Võib-olla pärast tassi kohvi joomist? Või hoopis õhtupoolikul? Võimalusel planeeri just sellesse aega need ülesanded, mis nõuavad kõige rohkem vaimset ressurssi.
Kasuta ‘kui-siis’ planeerimist
Kui-siis planeerimisel paneme paika nii selle, mida me tahame teha, kui ka selle, millal ja kus seda teeme. Näiteks: “kui kell on 15.00, lõpetan käesoleva tegevuse ja hakkan enda projektiga töötama”. Selline planeerimine aitab tegutseda õigel ajal ja hoida ära ülesannete venimist. Mõtle enda töö peale – milliste tegevuste puhul oleks kasulik ‘kui-siis’ planeerimist kasutada?
Tee tegevused väiksemaks
Kui to-do listis laiutab tervet tööpäeva nõudev ülesanne, on väga keeruline sellega algust teha, sest kõik muu vajab ju ka tegemist. Suured ülesanded on mõistlik väiksemateks tükkideks teha: teen täna ära mingi osa ülesandest või töötan selle ülesandega tund aega. Nii tundub ülesanne palju hoomatavam ja meeldivam.
„Mul on kahte tüüpi probleeme: kiireloomulised ja olulised. Kiireloomulised probleemid ei ole olulised, ja olulised probleemid ei ole kunagi kiireloomulised“
Planeeri tegevuste sisu
To-do listide sisuks on tihti märksõnad nagu ‘helista A.-le’ või ‘valmistu koosolekuks’. Selline to-do list ei anna ühtegi juhtnööri ülesannete täitmiseks. Nii võib kergesti tekkida tunne, et töö on üle pea kasvanud ja töö ei saa tehtud.
Psühholoogias nimetatakse seda Zeigarniki efektiks, kui tegemata ülesannetest tekib ebameeldiv näriv tunne, mis ei kao ära enne, kui ülesanne tehtud saab. Selle näriva tunde äravõtmiseks on veel üks moodus: mõelda ülesanne täpselt läbi ning teha detailne plaan, kuidas seda täita. Enda uue nädala tegevusi planeerides vaata kõik ülesanded selle pilguga üle, et saad igaühe puhul täpselt aru, mida tegema pead ja et oskad ennustada ka potentsiaalset ajakulu. Selline planeerimine säästab hiljem aega, sest ülesande alustamisel ei pea enam mõtlema, mida ja kuidas teha, vaid saab kohe ülesande juurde asuda.
Tee vahet olulisel ja kiireloomulisel
Eisenhower olevat kord öelnud nii: „Mul on kahte tüüpi probleeme: kiireloomulised ja olulised. Kiireloomulised probleemid ei ole olulised, ja olulised probleemid ei ole kunagi kiireloomulised“. Kiireloomulised ülesanded saavad enamasti tehtud, sest neid motiveerib tegema mingi väline jõud, näiteks lähenev tähtaeg või kliendile tehtud lubadus. Nii töötades ei jõua me aga teha asju, mis on suures plaanis palju olulisemad või viivad meid tööl või isiklikus elus seatud eesmärkidele palju lähemale. Planeeri igasse päeva või nädalasse kindel aeg, mil tegeled olulisega. Sellesse kategooriasse kuulub näiteks pikaajaliste eesmärkide ja tegevuste planeerimine, hobi või enesearenguga tegelemine ning lähedastega veedetud aeg.
Too oluliste ülesannete tähtaeg ettepoole
50% to-do listi kirjutatud tegevusi saab tehtud päeva jooksul ning 18% juba esimese tunni jooksul. Mida kaugemale seame ülesande tähtaja, seda väiksem on tõenäosus, et selle õigeaegselt täidame. See on ka üsna loogiline, kuna aja jooksul tekib rohkem takistavaid olukordi, mida me ei oska ette näha. Ka ülesande täitmise kvaliteet võib kauge tähtaja tõttu kannatada: ühes uurimuses leiti, et üliõpilased, kellel oli rohkem aega kirjutada kolm esseed, said halvema tulemuse, kui need, kellel olid varasem tähtaeg.
Oluliste tegevuste puhul on seega hea mõte tuua tähtaeg või tegevuse alaülesanded lähedale, et need venima ei jääks. Vaata enda to-do listi – kas oled lähiaega planeerinud väheolulisi asju, mida ei pea tingimata praegu tegema? Alusta nende asemel hoopis selle olulise ülesandega, mida oled muudkui edasi lükanud.
Siin on näide to-do listist, kus on eelnevaid näpunäiteid arvesse võetud ning jäetud aega ka tegevusteks, mida ei saanud ette planeerida (allikas: Psühhobuss) Ja kõige olulisem…
…pane kirja kõik see, mis sai tehtud
Mõnel päeval oled juba mitu tundi tööd teinud, aga ikka ei saa ühtegi asja to-do listist maha tõmmata. See võib olla väga demotiveeriv. Enda motiveerimiseks on kasulik teha ‘tehtud’ nimekiri. Produktiivsust toetava tarkvara kasutajatega tehtud uurimuses leiti, et kõigest 15% ’tehtud’ nimekirjas olevatest ülesannetest alustasid to-do listi ülesannetena. Seega suurem osa tööst, mis me päeva jooksul teeme, ei jõuagi meie to-do listi!
Raamatu ‘The Progress Principle’ autorid rõhutavad, et suurte saavutuste kõrval on oluline panna nimekirja ka väikesed, näiteks ‘kirjutasin 15 minutit artiklit’ või ‘lugesin ühe peatüki raamatut’. Selline nimekiri aitab hoida pidevalt silme ees seda, kui palju me tegelikult päeva jooksul saavutame ja eesmärkide poole liigume. Väikeste võitude jälgimine tekitab hea enesetunde, mis annab motivatsiooni, et veel ja rohkem ära teha.
Vaata tagasi tänasele päevale või jooksvale nädalale – kui palju oled Sa tegelikult ära teinud? Tõenäoliselt oled olnud palju töökam, kui näitab Sinu to-do list.
Allikad:
- https://www.psychologytoday.com/us/articles/200512/is-the-do-list-doing-you-in
- https://psychcentral.com/blog/how-to-write-an-effective-to-do-list/https://lifehacker.com/master-the-art-of-the-to-do-list-by-understanding-how-t-5967563
- https://www.psychologytoday.com/intl/blog/the-science-success/201212/the-secret-shrinking-your-do-list
- https://www.lifehack.org/articles/featured/50-tricks-to-get-things-done-faster-better-and-more-easily.html
- https://www.lifehack.org/articles/productivity/are-you-making-this-major-daily-to-do-list-mistake.html
- https://www.fastcompany.com/3054543/the-scientific-reasons-why-your-to-do-list-is-bad-for-you
- https://hbr.org/2011/05/the-power-of-small-wins
